INFORMIEREN
DIGITALISIEREN
PROFITIEREN
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Optifile
Ihre Information, Ihre Anforderungen, Ihre Lösung – unter Berücksichtigung dieser Aspekte arbeiten wir mit Leidenschaft und Intelligenz an einer Digitalisierung, die den bestmöglichen Mehrwert für Sie und Ihr Unternehmen bietet. Warum die optimale Digitalisierung für sie wichtig ist? Optifile ist:
Zukunftssicher | Platzsparend | Umweltfreundlich | Nachhaltig | Flexibler | Allzeit greifbar | Zeitsparend | Kostensparend | Strukturiert (einheitliche Strukturen) | Unbegrenzt erweiterbar | Dynamisch | zum Outsourcing von Risiken fähig | Wirtschaftlich | Sorgfältig | Unveränderlich | Schreibgeschützt
DIGITALISIERUNG
VON A BIS Z
DIGITALISIERUNG
VON A BIS Z
UNSERE VORTEILE
ZU JEDER ZEIT ABRUFBAR
Keine starre Dienstleistung, sondern vielmehr eine unter der Berück-sichtigung Ihrer Prozesse maßgeschneiderte Ausarbeitung eines Lösungskonzeptes steht bei uns im Vordergrund! Zudem erweitern wir den Lebenszyklus Ihrer Informationen, in dem wir die physische Information scannen und so den Weg in Ihr papierloses Büro ebnen!
- Sichere Abholung durch nach BDSG unterwiesenem Personal
- Erstellung einer Projektbeschreibung – sowie eines nachfolgenden detaillierten Lösungskonzepts
- Persönlicher Ansprechpartner innerhalb der Projektdurchführung
- Scannen und Archivieren von allen gängigen Formaten und Arten, wie Akten, Plänen und Belegen.
- Hohe und zuverlässige Sicherheitsstandards
- Hinterlegung einer Volltextsuche (OCR) Erstellung revisionssicherer Dateien
- Digitale Übertragung mittels eines gesicherten Shares
Wir, die OPTIFILE GmbH begleiten Ihr Unternehmen innerhalb des Wandels in das digitale Zeitalter und bieten Lösungen in allen Fragen zur physischen oder digitalen Archivierung!
ZU JEDER ZEIT ABRUFBAR
In einem Vor-Ort-Termin definieren wir gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Schritte für Ihr papierloses Büro. Ihre Wünsche und Ziele werden aufgenommen und die erste Einsicht in Ihre Akten vorgenommen. Im Nachgang erhalten Sie eine Handlungs-empfehlung inkl. eines Angebotes.
LEADING THE WAY
IN DATA SECURITY
1. Projekt-
abstimmung
Detaillierte Aktenbesichtigung beim Kunden vor Ort
Vorstellung von diversen Lösungsansätzen inkl. Handlungsempfehlung
gemeinsame Definition einer Prozessbeschreibung
Kalkulation eines projektbezogenen Angebots
2. Abholung
Aktenübernahme/
Aktenabholung im Fullservice-Modell
Protokollierte Übernahme Ihrer Daten
Transport in speziell gesicherten Fahrzeugen
Entladung und Zwischenlagerung im gesicherten Archiv
3. Digitalisierung
Transformation Ihrer physischen Daten in die digitale Form
Realisierung durch professionelles und auf Projekt instruiertes Personal mit Einsatz von Hochleistungsscannern
Datensicherung auf deutschen Servern
4. Nachgelagerte Dienstleistungen
Wahlweise physische Archivierung im Sicherheitsarchiv
Zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399
Gesicherte Rückführung/-transport
Oder langfristige Bereit-stellung der digitalen Information
Beratung zum Thema Datenschutz und der neue EU-DSGVO
Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten
Und das
Sind wir
Die OPTIFILE GmbH ist ein modernes Unternehmen im Bereich der Digitalisierung. Optimal digital – unser Ziel – halten wir uns bewusst bei jedem Projekt vor Augen und setzen dies mit vollstem Einsatz und Leidenschaft um. Denn wir sind überzeugt, dass der digitale Wandel eine positive, zielführende und nötige Entwicklung für jedes Unternehmen ist. Wir – als Bestandteil der Umwelt-Service Mannert Unternehmensgruppe – leben den Gedanken der Dienstleistung rund um Ihr Dokument! Gemeinsam mit unserer Schwester documentus Bayern GmbH, Spezialist sowohl im Segment der physische Archivierung als auch der Sicherheitsvernichtung gemäß BDSG, runden wir den Lebenszyklus Ihrer Informationen als verlässlicher Partner ab. Unser junges und dynamisches Team freut sich die Digitalisierung mit Ihnen zu starten!
