Digitalisierung der

Kaufmännische Belege:

Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Projektdokumentation, Kundenaufträge, Angebote, Verträge, Lieferantenvereinbarungen, Lieferscheine, Subunternehmerverträge

Technische Belege:

Wartungs- und Serviceberichte, Prüf- und Abnahmeprotokolle, Baudokumentation, Bedienungsanleitungen, Ersatzteillisten, Fertigungsunterlagen, Pläne

Personalunterlagen:

Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Urlaubsscheine, Krankmeldungen,

Dokumente aus dem Gesundheitsbereich:

Patientenakten, Abrechnungsunterlagen für Krankenkassen, Kranken- und Pflegeberichte

• Belege bis A3
• Belege + Pläne A2 – A0
• Gebundene Urkunden, Bücher
• Fotos + Bilder

• Keine Indexierung oder Volltexterkennung (OCR) möglich
• Multifunktionsdrucker sind online – Also kann man sie angreifen.

Unternehmen geben ein Vermögen für ausgeklügelte IT-Sicherheitssysteme aus, um ihre Daten zu schützen und die firmeninternen Daten auch intern zu halten. E-Mail Monitoring, Firewalls und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gehören zum Standard der virtuellen Welt. In der physischen Welt sieht das allerdings schon anders aus. Scheinbar fehlt hier bei vielen noch immer ein Bewusstsein für das Risiko, das  Multifunktionsgeräte/Drucker darstellen, die i.d.R. nicht in die IT-Sicherheitssyteme eingebunden sind.

• Daten bleiben länger auf der Festplatte im Multifunktionsgeräte gespeichert – Profis hacken Multifunktionsgeräte von innen oder von außen in weniger als 2 Min.
• Innerbetrieblicher Datenschutz sensibler Daten an allgemein genutzten Mulitfunktionsgeräten nicht gewährleistet – Kollegen

• Keine Aufbereitung erforderlich, Aufbereitung erfolgt durch DC (Heftklammer, Klarsichthüllen, Post IT, Faltungen)
• Scannen Vorder- und Rückseite möglich = Simplex- als auch im Duplexverfahren

• Scan-Auflösung (Qualität)
• Scan-Farben
• Vergrößerungen / Verkleinerungen
• Dateiformat und Dateigröße
• Indexierung / Volltexterkennung (OCR)
• Was passiert mit den Originaldokumenten? Rücklieferung zum Kunden, Archivierung bei documentus Bayern, Vernichtung durch documentus Bayern

• Darf ein Unternehmen, das Belege einscannt und elektronisch weiterverarbeitet, die Papieroriginale vernichten? Ja, prinzipiell ist das möglich – man spricht dabei von Ersetzendem Scannen. Dabei kann das Papier dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschließen. Die Voraussetzung dafür ist eine saubere Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse im Betrieb.

Eine revisionssichere Datei muss unveränderbar (kann nicht manipuliert werden) sein. Änderungen können als neue Version zusätzlich erfasst werden, aber die Ursprungsdatei muss unverändert erhalten werden.

Bedarfsgerecht nach Kundenwunsch

• z.B. kleine Datenvolumen auf Datenträger (Festplatte)
• Bereitstellung auf gesichertem Share zum Download

Transparenz und Sicherheit über den gesamten Prozess von der Übernahme beim Kunden, GPS-überwachten Transport zu documentus Bayern, IT-gestützter Workflow-Überwachung, Datenverarbeitung im Hochsicherheitsbereich, Zwischenlagerung + Archivierung im Hochsicherheitsbereich, GPS-überwachter Transport zur Vernichtung im Hochsicherheitsbereich in weiteren Betrieben der documentus Bayern

• nach Bedarf / Vereinbarung – von wenigen Daten bis zur Eingangskontrolle der Daten beim Kunden bis zur Langzeitarchivierung