Digitalisierung: Unsere Lösung für dich.

Scannen und Co. 100% digital & effizient

15.000 zufriedene Kunden

30 Jahre Erfahrung

Der höchste Standard

Unsere Services im Bereich Digitalisierung

Wir bieten dir, was du brauchst

Klassisches Scannen

Wollen Sie Ihre Prozesse optimieren und ins digitale Zeitalter eintreten? Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines papierlosen Büros. Genießen Sie mit uns schnellen, flexiblen Zugriff auf Ihre Daten – jederzeit und überall!

Ihre Vorteile Mit uns

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360° Konzept - Alles aus einer Hand: Von Digitalisierung über Sicherheitsarchivierung bis Vernichtung
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Mehrfach zertifiziert: DIN 66399, C5, ISO 9001, EfbV
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100% DSGVO und GoBD konform
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GPS überwachter Transport
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Übernahme physischer Dokumente via elektronisch verplombter Sicherheitsbehälter

Digitalisierung deiner Akten.

So funktioniert’s
  • Beratung und unverbindliches Angebot
  • Auftrag und Projektplan
  • Sichere Übernahme
  • Auftragsverarbeitung & Qualitätskontrolle
  • Datenbereitstellung
  • Archivierung und/oder Vernichtung

Dokumentenklassifizierung

Wollen Sie Ihre Prozesse optimieren und ins digitale Zeitalter eintreten? Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines papierlosen Büros. Genießen Sie mit uns schnellen, flexiblen Zugriff auf Ihre Daten – jederzeit und überall!

Ihre Vorteile Mit uns

Digitalisierung deiner Akten.

So funktioniert’s
  • Beratung und unverbindliches Angebot
  • Auftrag und Projektplan
  • Sichere Übernahme
  • Datenvorbereitung
  • Feature-Extraktion
  • Training des Modells
  • Validierung und Feinabstimmung
  • Anwendung auf neue Daten
  • Qualitätskontrolle
  • Datenbereitstellung

Posteingang

Wollen Sie Ihre Prozesse optimieren und ins digitale Zeitalter eintreten? Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines papierlosen Büros. Genießen Sie mit uns schnellen, flexiblen Zugriff auf Ihre Daten – jederzeit und überall!

Ihre Vorteile Mit uns

Digitalisierung deiner Akten.

So funktioniert’s
  • Verarbeitung und Scan der analogen Post

    Eingang der Post in digitaler oder analoger Form. Eingehende analoge Post (z.B. Briefe) wird gescannt und weiterverarbeitet. Digitale Post (z.B. zentrales Mail Postfach) wird automatisch verarbeitet

  • Kategorisierung der Dokumente

    Deine Dokumente werden automatisch vordefinierten Kategorien zugeordnet (z.B. Rechnungen, Verträge)

  • Datenbereitstellung an jeweiligen Empfänger

    Nach der Verarbeitung erfolgt die schnelle und sichere Bereitstellung der Informationen an den korrekten Empfänger.

Automatisierung (Datenverarbeitung)

Wollen Sie Ihre Prozesse optimieren und ins digitale Zeitalter eintreten? Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines papierlosen Büros. Genießen Sie mit uns schnellen, flexiblen Zugriff auf Ihre Daten – jederzeit und überall!

Ihre Vorteile Mit uns

Digitalisierung deiner Akten.

So funktioniert’s
  • Beratung und unverbindliches Angebot
  • Auftrag und Projektplan
  • Sichere Übernahme
  • Verarbeitung der Dokumente analog und digital
  • Auslesung der Werte
  • Plausibilitätsprüfung
  • Ausgelesene Werte werden ins Zielsystem eingespielt

DMS (Dokumentenmanagement-System)

Wollen Sie Ihre Prozesse optimieren und ins digitale Zeitalter eintreten? Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines papierlosen Büros. Genießen Sie mit uns schnellen, flexiblen Zugriff auf Ihre Daten – jederzeit und überall!

Ihre Vorteile Mit uns

Digitalisierung deiner Akten.

So funktioniert’s
  • Beratung und unverbindliches Angebot
  • Auftrag und Projektplan
    • Einrichtung DMS
    • Einrichtung der User und Rechteverteilung
  • Setup / Implementierung
  • Auslesung der Werte

Digitale Workflows

Wollen Sie Ihre Prozesse optimieren und ins digitale Zeitalter eintreten? Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines papierlosen Büros. Genießen Sie mit uns schnellen, flexiblen Zugriff auf Ihre Daten – jederzeit und überall!

Ihre Vorteile Mit uns

Digitalisierung deiner Akten.

So funktioniert’s
  • Beratung und unverbindliches Angebot
  • Auftrag und Projektplan
  • Definition von Workflow Prozessen (z.B. Urlaubsanträge, Rechnungs- und/oder Vertragsprüfungen)
  • Implementierung
  • Rollout

Flexible Digitalisierung aller Formate

Von Akten bis zu Großformaten – wir erfassen (fast) alles.

Ordner

Mappen

Urkunden

Pläne

Dias

Warum documentus Bayern?

documentus Bayern ist mit über 30 Jahren Erfahrung als Technologieführer für absolute Sicherheit in der Akten- und Datenvernichtung, Archivierung und Digitalisierung bekannt. Datenschutz und Datenmanagement in einer DSGVO-konformen Kette bilden die Basis unserer Dienstleistungen. Profitieren Sie von fortschrittlichen Konzepten und modernen Technologien.

SICHERHEIT

„Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit“ reicht uns als documentus Bayern nicht aus. Der Schutz muss absolut und zweifelsfrei sein, denn das ist die Qualität, die wir bieten wollen.

NACHHALTIGKEIT

Ein Unternehmen wie unseres ist stolz, vom WWF als Partner für nachhaltige Informationslogistik ausgewählt zu werden, da dies die Bedeutung von Ökologie und Umweltschutz für uns unterstreicht.

SERVICE

Stellen Sie sich vor, Ihre sensiblen Daten wären ab ihrer Entstehung absolut geschützt. Neueste Entwicklungen, Ingenieurswissen, Managemententscheidungen und Pläne wären jederzeit sicher.

INNOVATION

documentus Bayern agiert bei der Vernichtung und Entsorgung von Daten stets auf dem neuesten Stand der Technik. Doch das reicht uns nicht. Deshalb entwickeln wir jede Innovation intern weiter.

Noch Fragen?

Wir haben die Lösung

Kaufmännische Belege:

Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Projektdokumentation, Kundenaufträge, Angebote, Verträge, Lieferantenvereinbarungen, Lieferscheine, Subunternehmerverträge

Technische Belege:

Wartungs- und Serviceberichte, Prüf- und Abnahmeprotokolle, Baudokumentation, Bedienungsanleitungen, Ersatzteillisten, Fertigungsunterlagen, Pläne

Personalunterlagen:

Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Urlaubsscheine, Krankmeldungen,

Dokumente aus dem Gesundheitsbereich:

Patientenakten, Abrechnungsunterlagen für Krankenkassen, Kranken- und Pflegeberichte

  • Belege bis A3
  • Belege + Pläne A2 – A0
  • Gebundene Urkunden, Bücher
  • Fotos + Bilder
  • Keine Indexierung oder Volltexterkennung (OCR) möglich
  • Multifunktionsdrucker sind online – Also kann man sie angreifen.

Unternehmen geben ein Vermögen für ausgeklügelte IT-Sicherheitssysteme aus, um ihre Daten zu schützen und die firmeninternen Daten auch intern zu halten. E-Mail Monitoring, Firewalls und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gehören zum Standard der virtuellen Welt. In der physischen Welt sieht das allerdings schon anders aus. Scheinbar fehlt hier bei vielen noch immer ein Bewusstsein für das Risiko, das  Multifunktionsgeräte/Drucker darstellen, die i.d.R. nicht in die IT-Sicherheitssyteme eingebunden sind.

  • Daten bleiben länger auf der Festplatte im Multifunktionsgeräte gespeichert – Profis hacken Multifunktionsgeräte von innen oder von außen in weniger als 2 Min.
  • Innerbetrieblicher Datenschutz sensibler Daten an allgemein genutzten Mulitfunktionsgeräten nicht gewährleistet – Kollegen
  • Keine Aufbereitung erforderlich, Aufbereitung erfolgt durch DC (Heftklammer, Klarsichthüllen, Post IT, Faltungen)
  • Scannen Vorder- und Rückseite möglich = Simplex- als auch im Duplexverfahren
  • can-Auflösung (Qualität)
  • Scan-Farben
  • Vergrößerungen / Verkleinerungen
  • Dateiformat und Dateigröße
  • Indexierung / Volltexterkennung (OCR)
  • Was passiert mit den Originaldokumenten? Rücklieferung zum Kunden, Archivierung bei documentus Bayern, Vernichtung durch documentus Bayern
  • Darf ein Unternehmen, das Belege einscannt und elektronisch weiterverarbeitet, die Papieroriginale vernichten? Ja, prinzipiell ist das möglich – man spricht dabei von Ersetzendem Scannen. Dabei kann das Papier dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschließen. Die Voraussetzung dafür ist eine saubere Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse im Betrieb.
  • Eine revisionssichere Datei muss unveränderbar (kann nicht manipuliert werden) sein. Änderungen können als neue Version zusätzlich erfasst werden, aber die Ursprungsdatei muss unverändert erhalten werden.
  • Bedarfsgerecht nach Kundenwunsch

    • z.B. kleine Datenvolumen auf Datenträger (Festplatte)
    • Bereitstellung auf gesichertem Share zum Download
  • nach Bedarf / Vereinbarung – von wenigen Daten bis zur Eingangskontrolle der Daten beim Kunden bis zur Langzeitarchivierung

MÜNCHEN

+49 (0) 89 5527335 31

AUGSBURG

+49 (0) 821 29776 940

NÜRNBERG

+49 (0) 911 891229 12

DOKUMENTENZENTRALE GABLINGEN

+49 (0) 821 29776 940

Wir sind für Sie da