Aktenlagerung und die Archivierung von Dokumenten und Daten ist ein komplexes Thema  – und aufgrund der vielen, oft parallel geltenden Vorschriften (Datenschutzrecht, Steuerrecht, branchenspezifische Gesetze, Verordnungen und Richtlinien) ein heikles dazu. Es gibt keine eindeutige Definition der Aktenarchivierung.

Stark variierende Aufbewahrungsfisten (z.B. steuerrechtlich in der Regel 10 Jahre, Verträge, Urkunden und ähnliches oft mehrere Jahrzehnte), erfordern ein sicheres und für die Langzeitarchivierung geeignetes Archiv, sowie ein übersichtliches Aktenmanagement.

Für eine gesetzeskonforme Aktenarchivierung und zur Vermeidung von Bußgeldern der Überwachungsbehörden, müssen vor allem die Punkte aus der EU-DSGVO Art. 5 Abs. 1f beachtet werden:

– Schutz vor unberechtigtem Zugriff
– Schutz vor Verlust (z.B. Diebstahl)
– Schutz vor Beschädigung oder gar Zerstörung (Wasser- u. Feuerschäden)

Die DSGVO gibt den Rahmen vor, wie Akten richtig zu lagern sind. Das HGB §238 und §257 sowie die AO §147 regeln die Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfristen.

In Deutschland gelten aus verschiedenen gesetzlichen Vorgaben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Unterlagen (Abgabenordnung). Erst nach Ablauf bestimmter Fristen dürfen Unterlagen zur Vernichtung freigegeben werden. Hier finden Sie eine Auflistung der aktuellen Aufbewahrungsfristen in Deutschland.

PDF Aufbewahrungsfristen documentus Deutschland – Download

Da es zudem Unterschiede in den verschiedenen Branchen (Medizin, Luftfahrt usw.) gibt und weiter auch mehrere Gesetze greifen (Handelsgesetzbuch (HGB), Aktiengesetz AktG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV usw.) ist das Thema sehr komplex. Die Spezialisten von documentus Bayern beraten Sie hier sehr gerne.

Die externe Aktenarchivierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Sie stellen sicher, dass Ihre Akten und Produkte gemäß allen rechtlichen Vorgaben archiviert werden und genießen dadurch ein Höchstmaß an Sicherheit. Sie senken Ihre Raum- und Verwaltungskosten, da Sie die Akten nicht selbst einlagern müssen. Sie sparen sich Zeit bei der Aktenrecherche, die sie bequem und komfortabel vom Rechner mit wenigen Klicks erledigen können. Dadurch können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sparen Ressourcen ein.

Wenn Sie Dokumente und Akten archivieren, muss Ihr Archiv die Vorgaben der DSGVO erfüllen. Um den immensen Strafen der Behörden zu entgehen, müssen vor allem die Punkte aus der EU-DSGVO Art. 5 Abs. 1f beachtet werden:
– Schutz vor unberechtigtem Zugriff
– Schutz vor Verlust (z.B. Diebstahl)
– Schutz vor Beschädigung oder gar Zerstörung (Wasser- u. Feuerschäden)

documentus Bayern hat hier keine Mindestabnahme und auch keine maximale Begrenzung für die Archivierung von Dokumenten und Daten. Es ist möglich, dass Sie einzelne Ordner bzw. Dokumente archivieren. Natürlich können Sie bei uns im Laufe des Vertragsverhältnisses zu jeder Zeit beliebig viele weitere Akten archivieren.

Bei der Aktenarchivierung mit documentus Bayern erfolgt der Transport in GPS-überwachten Fahrzeugen, die während der Fahrt sicher verschlossen werden und auf direktem Weg in unser Archiv fahren. Über eine LKW-Sicherheitsschleuse wird beim Entladen der Dokumente sichergestellt, dass von außen niemand Einblick auf das Entladen hat.

Ja. Wenn wir für Sie Akten archivieren, bleiben diese für Sie rund um die Uhr verfügbar. Die Verfügbarkeit wird in die Einsicht des Aktenbestands und die Aktenanforderung unterteilt:
Einsicht: Nach der Aktenarchivierung können Sie mit unserer webbasierten Aktenverwaltungssoftware jederzeit Ihren Aktenbestand online einsehen, verwalten oder eine Aktion (Anforderung, Vernichtung) auslösen. Hierfür muss intern keine Software installiert werden. Sie brauchen nur einen Zugang zum Internet.
Aktenanforderung: Sie können Ihre Akten via Versanddienstleister, Scan-on-demand und einer terminierten Abholung durch unseren Fahrer anfordern. Auf Kundenwunsch können auch flexible Service-Level definiert werden. Dies kann bis auf 24/7 über eine eigene Notfall-Nummer erweitert werden.

Wir bieten unterschiedliche Wege, wie Sie Ihre Dokumente nach der Aktenarchivierung anfordern können. Insofern Sie die Akte in physischer Form benötigen, können Sie sich die Akten von unserem Fahrer oder wahlweise durch den Versanddienstleister anliefern lassen. Die Alternative hierzu ist eine digitale (gescannte) Version, die mittels unseres Scan-on-demand erfolgt. Hier wird Ihnen ein PDF in Ihrer Aktenverwaltungssoftware zum Download bereitgestellt. Selbstverständlich kann der Weg der Anforderung bei jedem Auftrag flexibel gewählt werden.

Wenn Sie bei documentus Bayern Akten archivieren, können Sie diese nicht nur in physischer Form, sondern auch auf dem digitalen Weg anfordern. Um Kosten zu sparen, werden nicht alle Dokumente zu Beginn der Aktenarchivierung digitalisiert, sondern erst dann, wenn Bedarf besteht. Bei jeder Aktenanforderung können Sie flexibel bestimmen, auf welchem Weg Sie Ihre Daten erhalten möchten. Insofern der digitale Weg gewünscht wird, lagern wir die entsprechende Akte innerhalb von 4 Stunden aus, scannen diese und stellen die Datei als PDF zur Verfügung. Sie werden nach Upload automatisch in Kenntnis gesetzt.

Ja. Beim Archivieren von Dokumenten ist die Akteneinsicht vor Ort möglich. Neben dem Scan-on-demand Service, dem Versand über unseren eigenen Fahrer oder via Versanddienstleister können Sie Ihre Akten auch in einem separaten Raum in unserem Bürokomplex in Ruhe einsehen und sich gerne auch Kopien machen. Diese Variante nutzen besonders Kunden, die räumlich in der Nähe sind und/oder einen größeren Aktenbestand einsehen möchten, diesen aber nicht vollumfänglich ins Büro senden lassen möchten. documentus Bayern möchte Sie an dieser Stelle darauf hinweisen, dass der Kunde die archivierten Akten in einem separaten Raum, nicht aber im Archiv selbst (Datenschutz und Sicherheit) einsehen darf.

Unsere Aktenverwaltungssoftware ist unser Herzstück und Ihr zentrales Tool zur Steuerung der externen Aktenarchivierung. Sie können innerhalb der Software Akten einsehen, verwalten, anfordern, anlegen und sogar vernichten. Sämtliche Aktionen sind mit wenigen Klicks in der Software möglich. So behalten Sie auch nach dem Archivieren von Dokumenten den Überblick über und managen Ihre Akten bequem und professionell.

Bei der Erfassung der Akten im Rahmen der Aktenarchivierung können Sie jeder Akte ein Ablaufdatum zuweisen. In der Aktenverwaltungssoftware können Sie sich jederzeit mit nur einem Klick alle Akten anzeigen lassen, deren Aufbewahrungsfrist überschritten ist. Mit wenigen Klicks können diese Akten im Anschluss auf Wunsch vernichtet werden.

Ja. Unsere Aktenverwaltungssoftware bietet die Möglichkeit der internen Strukturierung Ihrer Akten. Über die Software können Sie sich (Ordner-)Rückenschilder (Etiketten) erstellen und ausdrucken. Sie bestimmen die für Sie wichtigen Felder. Dadurch schaffen Sie eine einheitliche Struktur und können diese abteilungsweise oder im gesamten Unternehmen einführen. Ein großer Vorteil dieser Variante ist, dass eine nachfolgende Aktenarchivierung bei uns günstiger ist, da wir die Ordner nicht mehr erfassen müssen, sondern den Barcode auf den Etiketten scannen können.

documentus Bayern ist spezialisiert auf die Archivierung von Informationen, welche in Mappen, Akten, Ordnern oder ähnlichem gelagert werden. Wir archivieren ebenfalls Datenträger, alte Mobiltelefone, Rechner, Musterstücke, Prototypen, Einzelstücke oder andere für Sie wichtige Gegenstände (z.B. Bilder). Insofern unsere Standard-Kartongröße nicht ausreicht, bieten wir auch hier viele weitere Lösungen an.

Generell können Sie bei uns nahezu alle Dinge und Akten archivieren. Dennoch gibt es einige wenige Einschränkungen:
• Ätzende Stoffe, z. B. Säuren, Laugen/Basen, Nassbatterien
• Verderbliche Produkte
• Behälter mit Gasen, oder mit entflammbaren Flüssigkeiten
• Benzinbetriebene Geräte und Werkzeuge, die bereits kleinste Mengen Benzin enthalten (z.B. für Testzwecke)
• Explosivstoffe, Feuerwerkskörper, Fackeln, pyrotechnischen Einrichtungen
• Giftige (toxische) und ansteckende Stoffe
• Hitzeerzeugende Gegenstände
• Substanzen, die bei Kontakt mit Wasser entflammbare Gase entwickeln
• Radioaktive Stoffe und Gegenstände
• Gegen das Gesetz stehende Produkte (Betäubungsmittel)

Wenn Sie bei documentus Bayern Akten archivieren, lagern wir diese – anders als viele Marktbegleiter – in Archivkartons, verschlossenen Behältern oder gar Tresoren. Zum einen sind die Unterlagen durch den Karton besser vor Licht und Staub geschützt. Im Falle eines Tresors je nach Brandschutzklasse sogar eine gewisse Zeit gegen Feuer. Der andere entscheidende Vorteil ist der Sichtschutz, der bei einer offenen Lagerung nicht gegeben ist.

Die meisten Kunden nutzen unsere Archivkartone (Maße von L 416 x B 335 x H 298 mm) für die Lagerung ihrer Akten. Unsere Archivkartons bieten Platz für bis zu fünf Ordner (1 Ordner = 8 cm breit). Selbstverständlich können auch andere Aktenarten wie Mappen, Hängeregister oder loses Papierwerk gelagert werden. Auch wenn sich documentus Bayern auf die Archivierung von Dokumenten und Datenspezialisiert, können Sie auch andere Sachen in den Kartons lagern.
Die Archivierung von Dokumenten und anderen Dingen ist nicht auf unsere Kartongröße beschränkt. Auf Wunsch lagern wir auch in anderen Kartongrößen.

Bei Interesse an der Archivierung von Dokumenten können Sie sich gerne per Telefon und/oder Mail an uns wenden. Für die Erstellung eines Angebots ist primär die Anzahl Ihrer Akten wichtig. Hierfür können Sie uns entweder die geschätzte Anzahl der Ordner oder auch die Laufmeter nennen. Für eine schnelle Ermittlung der Ordner empfiehlt es sich, ein Regal abzumessen und durch 8 (Breite der Ordner) zu teilen. Multipliziert mit den Regalreihen ergibt sich so rasch die Gesamtmenge.
Für ein erstes Angebot zur Aktenarchivierung muss die Menge nicht exakt ermittelt werden. Schätzwerte sind völlig ausreichend für die Kalkulation. Hilfreich ist noch eine kurze Beschreibung des derzeitigen Archivraumes sowie der örtlichen Gegebenheiten. Besonders interessant sind Stockwerk, Information zum Fahrstuhl und Parkmöglichkeiten.
Selbstverständlich ist es ebenfalls möglich, einen kostenfreien Vor-Ort-Termin zu vereinbaren. Neben Informationen zu unseren Dienstleistungen im Bereich Aktenarchivierung, den individuellen Möglichkeiten und Services und der Vorstellung der Aktenverwaltungssoftware bieten wir auch die Möglichkeit, den Archivraum für Sie abzumessen.