DATENSCHUTZ

DATENSCHUTZ

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Ihr Ansprechpartner als Verantwortlicher im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

 

documentus Bayern GmbH

Ziegeleistraße 13

86368 Gersthofen

Deutschland

 

(im Folgenden als „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet).

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Um dieser Bedeutung Ausdruck zu verleihen, haben wir ein auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisiertes Beratungsunternehmen mit der Übernahme dieser zentralen Themen beauftragt. Auch unser Datenschutzbeauftragter kommt aus diesem sehr erfahrenen Expertenkreis.

 

Wir werden beraten durch:

 

MAGELLAN Säugling Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Raiffeisenallee 9, 82041 Oberhaching / www.magellan-legal.de 

 

Bitte wenden Sie sich in allen Fragen rund um das Thema Datenschutz und Datensicherheit bei uns direkt an unseren Datenschutzbeauftragten. E-Mail: datenschutz_documentus_bayern@magellan-legal.de / Tel.: 0821 – 29776-0.

III. Allgemeines zu Datenverarbeitung

  1. Umfang

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur funktionsfähigen Bereitstellung unserer Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

  1. Rechtsgrundlage

Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-DSGVO.

Erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder im Rahmen der Anbahnung einer Vertragsbeziehung, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) EU-DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer uns obliegenden rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) EU-DSGVO.

Erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten, wobei Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) EU-DSGVO.

  1. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt oder, sollte Ihnen ein Widerrufsrecht zustehen, Sie den Widerruf der Einwilligung erklären. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, festgelegt wurde. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten jedoch gesperrt.

  1. Externe Verlinkungen

Wenn wir Links zu externen Webseiten bereitstellen, gilt diese Datenschutzerklärung nicht für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen der verlinkten Webseite. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzhinweise auf der extern von Ihnen besuchten Webseite zu lesen. Sofern diese Verlinkung eine Rechtsgrundlage für die hierdurch entstehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten benötigt, ist dies Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-DSGVO, die Sie durch das Klicken der Verlinkung geben.

Für gewöhnlich werden durch das Klicken der Verlinkung (Hyperlink) folgende Ihrer personenbezogenen Daten verarbeitet:

  • IP-Adresse;
  • Bildschirmauflösung;
  • Verwendeter Browser;
  • Bandbreite;
  • Spracheinstellungen.

IV. Datenverarbeitungen auf unserer Webseite

  1. Webseitenfunktionen

 

  1. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Im Rahmen der Bereitstellung unserer Webseite verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um eine fehlerfreie Auslieferung unserer Webseite an Ihren PC oder Ihr Mobile Device zu ermöglichen. Hierbei müssen teilweise Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer einer Sitzung gespeichert werden.

 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten zudem vorübergehend in Logfiles, um die Funktionsfähigkeit unserer Webseite und die Sicherheit unserer IT-Systeme zu gewährleisten. Eine anderweitige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Logfiles findet nicht statt.

 

Folgende Ihrer personenbezogenen Daten werden für die Bereitstellung der Webseite und zur Erstellung von Logfiles verarbeitet:

 

  • IP-Adresse;
  • Zugriffsdatum;
  • Zugriffszeitpunkt;
  • Ggf. zuvor besuchte Webseite;
  • Verwendeter Browser;
  • Verwendetes Betriebssystem.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Bereitstellung der Webseite, der Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Webseite und der Sicherheit der hierfür genutzten IT-Systeme.

 

Im Zweck liegt gleichzeitig auch unser berechtigtes Interesse.

 

  1.            Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Bereitstellung der Webseite nur für die Dauer der Sitzung gespeichert.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in Logfiles ist für die Bereitstellung der Webseite, die Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Webseite und die Gewährleistung der genutzten IT-Systeme zwingend erforderlich. Es besteht für Sie folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.

 

 

  1. Technisch-notwendige Cookies

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Im Rahmen von technisch-notwendigen Cookies verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil viele Funktionen und Dienste unserer Webseite, die Ihnen die Nutzung unserer Webseite erleichtern oder überhaupt erst ermöglichen, ohne Cookies (sog. „technisch-notwendige Cookies“) nicht ordnungsgemäß funktionieren.

 

Mittels dieser technisch-notwendigen Cookies speichern wir teilweise personenbezogene Daten von Ihnen, die allerdings nur zum Einsatz dieser Funktionen und Dienste verwendet werden. Eine anderweitige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt.

 

Eine Auflistung der von uns genutzten technisch-notwendigen Cookies, deren Zweck, Speicherdauer sowie weitere Informationen finden Sie im Footer unter „Privatsphäre-Einstellungen“, dort unter „Service-Informationen anzeigen“.

 

Folgende personenbezogene Daten werden im Rahmen des Einsatzes von technisch-notwendigen Cookies verarbeitet:

 

  • IP-Adresse;
  • Spracheinstellungen Ihres Browsers;
  • Verwendeter Browser;
  • Warenkorb-Informationen.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Berechtigtes Interesse, § 25 Abs. 2 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Bereitstellung der Funktionen und Dienste unserer Webseite.

 

Im Zweck liegt gleichzeitig auch unser berechtigtes Interesse.

 

  1.            Speicherdauer

 

In der Regel für die Dauer der jeweiligen Sitzung, sofern sich aus den Detailinformationen der Auflistung der von uns genutzten technisch-notwendigen Cookies nichts anderes ergibt.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Technisch-notwendige Cookies werden auf Ihrem PC oder Mobile Device gespeichert und von diesem an unsere Webseite übermittelt. Daher haben Sie die volle Kontrolle über die Verwendung von technisch-notwendigen Cookies.

 

Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Browser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit löschen. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

 

 

  1. Technisch nicht-notwendige Cookies

 

Sofern es im Rahmen der Funktionen und Dienste unserer Webseite zum Einsatz von technisch nicht-notwendigen Cookies kommt, finden Sie eine Auflistung dieser Cookies, deren Zweck, Speicherdauer sowie weitere Informationen im Footer unter „Privatsphäre-Einstellungen“, dort unter „Service-Informationen anzeigen“.

 

 

  1. Kontaktformulare und E-Mail-Kontakt

 

  1.               Kontaktformular „Allgemein“

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Im Rahmen des Kontaktformulars und der E-Mail-Kontaktaufnahme bei allgemeinen Anfragen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

 

  • Kategorie Ihres Anliegens;
  • Firmenname;
  • Anzahl bundesweiter Standorte;
  • Bestandskunde;
  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschäftliche Adresse;
  • Geschäftliche Telefonnummer;
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f)  EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

 

  1.            Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden bei allgemeinen Anfragen bis zum Zweckwegfall gespeichert. Dieser tritt in der Regel mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage ein, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen einschlägig sind.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme bei allgemeinen Anfragen für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können wir Ihre Anfrage jedoch nicht weiterbearbeiten. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, es sei denn, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen. Dann erfolgt eine Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

 

 

  1.               Kontaktformular „Angebotsanfragen und Beauftragung“

 

  1.            Externe Datenschutzbeauftragung

 

  1. Beschreibung und Umfang

 

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, bei uns einen externen Datenschutzbeauftragten und Datenschutzauditor zu beauftragen. Um mit uns bezüglich eines Angebots und einer Beauftragung in Kontakt zu treten, stellen wir Ihnen ein Kontaktformular zur Verfügung.

 

Im Rahmen des Kontaktformulars und der E-Mail-Kontaktaufnahme bei Angebotsanfragen und Beauftragung zur externen Datenschutzbeauftragung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

 

  • Kategorie Ihres Anliegens;
  • Firmenname;
  • Anzahl bundesweiter Standorte;
  • Bestandskunde;
  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschäftliche Adresse;
  • Geschäftliche Telefonnummer;
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse.

 

  1. Rechtsgrundlage

 

Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b)  EU-DSGVO.

 

  1. Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Angebotserstellung und Vertragsabwicklung der externen Datenschutzbeauftragung durch uns für Sie.

 

  1. Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden bei einer Angebotsanfrage und der Beauftragung einer externen Datenschutzbeauftragung bis zum Zweckwegfall gespeichert. Dieser tritt in der Regel mit der Kündigung des Vertrags zur externen Datenschutzbeauftragung und dem Ablauf von sich hieran anschließenden 3 Jahren ein, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen einschlägig sind. Für geschäftliche Kommunikation beträgt diese 6 Jahre, für Rechnungen 10 Jahre.

 

  1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre externe Datenschutzbeauftragung mit uns zu kündigen. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

 

 

  1.            Beauftragung einer Abholung

 

  1. Beschreibung und Umfang

 

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Abholung von Aktenvernichtungsbehältern und eine mobile Aktenvernichtung zu beauftragen. Um mit uns bezüglich einer Beauftragung und einem Angebot in Kontakt zu treten, stellen wir Ihnen ein Kontaktformular zur Verfügung.

 

Im Rahmen des Kontaktformulars und der E-Mail-Kontaktaufnahme bei der Angebotsanfrage und Beauftragung einer Abholung oder mobilen Aktenvernichtung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

 

  • Kategorie Ihres Anliegens;
  • Firmenname;
  • Anzahl bundesweiter Standorte;
  • Bestandskunde;
  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschäftliche Adresse;
  • Geschäftliche Telefonnummer;
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse.

 

  1. Rechtsgrundlage

 

Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b)  EU-DSGVO.

 

  1. Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Angebotserstellung zur Abholung und zur mobilen Aktenvernichtung sowie der Beauftragung einer Abholung durch Sie.

 

  1. Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden bei einer Angebotsanfrage zu einer Abholung und einer mobilen Aktenvernichtung, sowie bei der Beauftragung einer Abholung oder mobilen Aktenvernichtung bis zum Zweckwegfall gespeichert. Dieser tritt in der Regel mit der Durchführung der Abholung oder der mobilen Aktenvernichtung und dem Ablauf von sich hieran anschließenden 3 Jahren ein, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen einschlägig sind. Für geschäftliche Kommunikation beträgt diese 6 Jahre, für Rechnungen 10 Jahre.

 

  1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bestellung von Dienstleistungen ist für die Vertragserfüllung zwingend erforderlich. Es besteht für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

 

 

  1. eCommerce

 

  1.               Kundenkonto-Registrierung

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite nach Abschluss einer Registrierung die Möglichkeit ein Kundenkonto zu eröffnen. Dies ermöglicht es Ihnen, die von uns angebotenen Dienste einfacher zu nutzen.

 

Im Rahmen der Registrierung und der Eröffnung eines Kundenkontos kommt es zur Verarbeitung folgender personenbezogener Daten:

 

  • Firma;
  • Anzahl bundesweiter Standorte
  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschäftliche Adresse;
  • Geschäftliche Telefonnummer:
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Bereitstellung Ihres Kundenkontos und der ggf. ergänzenden Bereitstellung weiterer zusätzlicher Inhalte und Leistungen.

 

  1.            Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Bereitstellung Ihres Kundenkontos gespeichert.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihr Kundenkonto aufzulösen. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

 

 

  1. Marketing

 

  1.               Newsletter

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Zur Ausspielung unseres Newsletters werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

 

  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse;
  • Geschäftliche Telefonnummer;
  • Firmenname;
  • Branche;
  • Position;
  • Unternehmensgröße.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Ausspielung unseres Newsletters.

 

  1.            Speicherdauer

 

Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich nach dem Fortbestand Ihrer Einwilligung.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 haben jederzeit die Möglichkeit den Widerruf der Einwilligung zu erklären. Diesen erreichen Sie durch Abmeldung von unserem Newsletter. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, wobei wir Sie dann bei der Ausspielung unseres Newsletters nicht mehr berücksichtigen können.

 

 

  1.               Webanalyse durch Google Analytics

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Im Rahmen der Webanalyse nutzen wir die Plattform Google Analytics zum Sammeln von Kennzahlen unserer Webseite und -zur Analyse Ihres Surfverhaltens.

 

Werden Einzelseiten unserer Webseite aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

 

  • IP-Adresse;
  • Verwendeter Browser;
  • Verwendetes Betriebssystem;
  • Bildschirmauflösung;
  • Maus- und Keyboardverhalten.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Einwilligung, § 25 Abs. 1 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Analyse Ihres Surfverhaltens. Wir sind durch die Auswertung der gewonnen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei, unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern.

 

  1.            Speicherdauer

 

Eine genaue Aufstellung der Speicherdauer eines jeden von uns eingesetzten „Tracking Cookies“ finden Sie im Footer unter „Privatsphäre-Einstellungen“, dort unter „Service-Informationen anzeigen“.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sie können Ihre Einwilligungserklärung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Einsatzes von Google Analytics jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie wie folgt vorgehen:

 

  1. Änderung der Einwilligungseinstellungen auf unserer Webseite

 

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit an, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Einsatzes von Google Analytics einfach zu widerrufen.

 

Dazu müssen Sie einfach auf den Reiter „Einwilligungen widerrufen“ im Footer klicken.

 

  1. Änderung der Einstellungen Ihres Browsers

 

Alternativ können Sie durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Browser die Übertragung von Cookies im Allgemeinen deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit löschen. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden auch technisch-notwendige Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

 

  1. Browser-Add-on

 

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten durch Google Analytics verarbeitet werden, können Sie zudem das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren. Dieses Add-on weist das auf Webseiten ausgeführte JavaScript von Google Analytics (ga.js, analytics.js und dc.js) an, das Senden von Informationen an Google Analytics nicht zu gestatten.

 

Falls Sie Google Analytics deaktivieren möchten, rufen Sie unten genannte Seite auf und installieren Sie das Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics für Ihren Browser. Detaillierte Informationen zur Installation und Deinstallation des Add-ons erhalten Sie in den relevanten Hilferessourcen für Ihren Browser.

 

Browser- und Betriebssystem-Updates können dazu führen, dass das Add-on zur Deaktivierung nicht mehr wie vorgesehen arbeitet. Weitere Informationen zum Verwalten von Add-ons für Chrome finden Sie in den unten genannten Seiten. Falls Sie nicht Chrome verwenden, informieren Sie sich direkt beim Hersteller Ihres Browsers, ob Add-ons in der von Ihnen verwendeten Browserversion ordnungsgemäß arbeiten.

 

Die neuesten Versionen von Internet Explorer laden gelegentlich das Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics, nachdem personenbezogene Daten bereits an Google Analytics gesendet wurden. Falls Sie Internet Explorer verwenden, werden daher durch das Add-on Cookies auf Ihrem Rechner installiert. Durch diese Cookies wird sichergestellt, dass jegliche erfassten Daten sofort vom Server, der die Daten erfasst hat, gelöscht werden. Stellen Sie sicher, dass Drittanbieter-Cookies nicht für den Internet Explorer deaktiviert sind. Wenn Sie Ihre Cookies löschen, werden diese Cookies innerhalb kurzer Zeit durch das Add-on zurückgesetzt, um sicherzustellen, dass Ihr Google Analytics-Browser-Add-on weiterhin uneingeschränkt arbeitet.

 

Das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics verhindert nicht, dass personenbezogene Daten an die Webseite oder an andere Tracking-Dienste gesendet werden.

 

Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter:

 

http://www.google.com/analytics/terms/de.html bzw. unter

https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

 

Auf unserer Webseite ist zudem die IP-Anonymisierung aktiviert.

 

 

  1. Kundenportal

 

  1. Beschreibung und Umfang

 

Wir stellen Ihnen ein Kundenportal zur Verfügung, auf dem Sie sich mit Ihrem Kundenkonto anmelden können. Auf dem Kundenportal haben Sie die Möglichkeit Funktionen zu nutzen, die nur für registrierte Nutzer zugänglich sind und uns direkt Aufträge über das Kundenportal zu erteilen.

 

Wenn Sie unser Kundenportal nutzen, kommt es zur Verarbeitung folgender personenbezogener Daten:

 

  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse;
  • Geschäftliche Telefonnummer.

 

  1. Rechtsgrundlage

 

Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b) EU-DSGVO

 

  1. Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Bereitstellung des Kundenportals und der ggf. ergänzenden Bereitstellung weiterer zusätzlicher Leistungen über das Kundenportal für Sie.

 

  1. Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Bereitstellung Ihres Zugangs zum Kundenportal gespeichert.

 

  1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung des Kundenportals für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können Sie das Kundenportal nicht weiter nutzen. Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

 

 

  1. Datenschutz und Recht

 

  1.               Ausübung Ihrer Betroffenenrechte nach Art. 12 ff. EU-DSGVO

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenrechten verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Dabei verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang übermittelten Kontaktdaten ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Nachricht und der anschließenden Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung im Rahmen unserer Rechenschaftspflicht.

 

Im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenrechten werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

 

  • Vorname;
  • Nachname;
  • Postanschrift;
  • E-Mail-Adresse;
  • Telefonnummer.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Rechtliche Pflicht, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) i.V.m. Art. 12 ff. EU-DSGVO.

 

Berechtigtes Interesse für die anschließende Dokumentation, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Gesetzeskonforme Bearbeitung Ihrer datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte.

 

  1.            Speicherdauer

 

3 Jahre nach Abschluss der Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs, § 41 BDSG i.V.m. § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWIG.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Betroffenenrechte für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können wir Ihre datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte jedoch nicht weiterbearbeiten.

 

Die Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung der jeweiligen Bearbeitung Ihrer Betroffenenrechte ist zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

 

 

  1.               Rechtsverteidigung und -durchsetzung

 

  1.            Beschreibung und Umfang

 

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns verarbeitet, wenn Sie rechtliche Ansprüche gegen uns geltend machen oder wir Ansprüche und Rechte gegen Sie geltend machen.

 

  1.            Rechtsgrundlage

 

Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) EU-DSGVO.

 

  1.            Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Abwehr unberechtigter Inanspruchnahmen und der rechtlichen Durchsetzung und Geltendmachung von Ansprüchen und Rechten.

 

Hierin liegt auch unser berechtigtes Interesse.

 

  1.            Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden bis zum Zweckwegfall gespeichert. Dies ist in der Regel mit Rechtskraft der jeweiligen Entscheidung gegeben.

 

  1.            Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist für die Rechtsverteidigung und -durchsetzung zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

 

V. Weitere Datenverarbeitungen neben unserer Webseite

1. Xing-Seite

 

  1. Beschreibung und Umfang

 

Im Rahmen des Betriebs unserer Xing-Seite verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um mit den Nutzern und Besuchern des sozialen Netzwerkes „Xing“ in Kontakt zu treten und zu interagieren. Wir veröffentlichen gelegentlich auch Informationen über unser Unternehmen und damit verbundene Angebote.

 

Wenn Sie über unsere Xing-Seite direkt mit uns in Kontakt treten, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten nur zum Zwecke der Erfassung und Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet.

 

Wir sind darüber hinaus in der Lage, Statistiken über Besuche zu unserer Xing-Seite zu erstellen. Diese Informationen werden von Xing anonym zusammengestellt und ermöglichen es uns, die Vermarktung unserer Aktivitäten effektiver und gezielter zu gestalten.

 

Informationen, wie Xing Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, finden Sie unter:

 

https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung/druckversion

 

  1. Rechtsgrundlage

 

Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) EU-DSGVO.

 

  1. Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Analyse des Erfolgs unserer Xing-Seite und die Ausgestaltung unserer Xing-Seite entsprechend Ihrer Interessen und die Bearbeitung von Anfragen.

 

  1. Speicherdauer

 

Informationen zur Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten bei der New Work SE finden Sie unter:

 

https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung/druckversion

 

  1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Betriebs unserer Xing-Seite erfasst werden, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Betriebs unserer Xing-Seite für die Zukunft zu widersprechen.

 

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Xing können eingesehen werden unter:

 

https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung/druckversion

 

 

2. Webshop

 

  1. Beschreibung und Umfang

 

Wir bieten Ihnen im Rahmen unseres Webshops die Möglichkeit, die von uns angebotenen Produkte und Dienstleistungen online zu bestellen.

 

Im Rahmen der Einbindung unseres Webshops kommt es zur Verarbeitung folgender personenbezogener Daten:

 

  • Gewerbestatus;
  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Firma;
  • Abteilung;
  • Umsatzsteuer-ID;
  • Postanschrift;
  • Land;
  • Bundesland;
  • E-Mail-Adresse;
  • Telefonnummer;
  • Bankverbindungsdaten.

 

  1. Rechtsgrundlage

 

Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) EU-DSGVO.

 

  1. Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Vertragserfüllung der durch den Kauf der von uns angebotenen Produkte und Dienstleistungen entstandenen Verträge.

 

  1. Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden bis zum Zweckwegfall gespeichert. Dieser tritt in der Regel mit der Vertragserfüllung und dem Ablauf von sich hieran anschließenden 3 Jahren ein, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen einschlägig sind. Für geschäftliche Kommunikation beträgt diese 6 Jahre, für Rechnungen 10 Jahre.

 

  1. Widerspruchs– und Beseitigungsmöglichkeit

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Webshops ist zur Vertragserfüllung zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

 

 

3. Kunden-App

 

  1. Beschreibung und Umfang

 

Wir stellen Ihnen eine Kunden-App zur Verfügung, in der Sie sich mit Ihrem Kundenkonto anmelden können. Innerhalb der Kunden-App haben Sie die Möglichkeit Funktionen zu nutzen, die nur für registrierte Nutzer zugänglich sind. Sie können uns auch direkt Aufträge über die Kunden-App erteilen.

 

Wenn Sie unser Kundenportal nutzen, kommt es zur Verarbeitung folgender personenbezogener Daten:

 

  • Anrede;
  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse;
  • Geschäftliche Telefonnummer.

 

  1. Rechtsgrundlage 

 

Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b) EU-DSGVO

 

  1. Zweck

 

Der Zweck der Datenverarbeitung liegt in der Bereitstellung der Kunden-App und der ggf. ergänzenden Bereitstellung weiterer zusätzlicher Leistungen über die Kunden-App für Sie.

 

  1. Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Bereitstellung Ihres Zugangs zur Kunden-App gespeichert.

 

  1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung der Kunden-App für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können Sie die Kunden-App nicht weiter nutzen. Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

 

 

4. Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

 

  1. Beschreibung und Umfang

 

Bei der Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Ihrer personenbezogenen Daten:

 

  • Vorname;
  • Nachname;
  • Geschlecht;
  • Geburtsort;
  • Geburtsdatum;
  • Staatsbürgerschaft;
  • Familienstand (freiwillig);
  • Foto (freiwillig);
  • Anschrift;
  • E-Mail-Adresse;
  • Telefonnummer;
  • Lebenslauf;
  • Beruflicher Werdegang;
  • Ausbildungsverlauf;
  • Qualifikationen;
  • Arbeitsbezogene Erfahrungen;
  • Fähigkeiten;
  • Sprachen;
  • Zertifikate;
  • Empfehlungen;
  • Gehaltsvorstellungen;
  • Präferenzen bezüglich des Standorts;
  • Jobtitel;
  • Religionszugehörigkeit (freiwillig);
  • Informationen zu Behinderungen (freiwillig);
  • Ggf. Informationen über die ethnische oder rassische Herkunft (wenn dies aus freiwillig übersendeten Fotos oder Unterlagen ersichtlich ist).

 

Darüber hinaus verarbeiten wir alle Weiteren Daten, die Sie uns in Ihren Bewerbungsunterlagen mitgeteilt haben.

 

  1. Rechtsgrundlage

 

(1) Personenbezogene Daten

 

Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-DSGVO, Art. 88 Abs. 1 EU-DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

 

Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b ) EU-DSGVO.

 

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c) EU-DSGVO.

 

Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO.

 

(2) Besondere Kategorien personenbezogener Daten

 

Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a) EU-DSGVO.

 

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und Ausübung der spezifischen Rechte des Arbeitgebers und Arbeitnehmers im Bereich des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts und des Sozialschutzes, Art. 6 Abs. 1 lit. c) EU-DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) EU-DSGVO, Art. 88 Abs. 1 EU-DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG).

 

Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit, Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. f) EU-DSGVO.

 

Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin oder Beurteilung der Arbeitsfähigkeit von Bewerbern, Art. 6 Abs. 1 lit. c) EU-DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h) EU-DSGVO.

 

  1. Zweck

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens mit dem Ziel der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung arbeitsvertraglicher, gesetzlicher, sofern vorliegend kolIektivvertraglicher, sowie sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen.

 

  1. Speicherdauer

 

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

 

Danach speichern wir Ihre Daten unter anderem für folgende Zeiträume:

 

  • Bewerbungsunterlagen,-daten, nach Entscheidung über Nichtbesetzung, bis zu 6 Monate, Diskriminierungsbeweislast, Frist §§ 21 Abs. 5, 22 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

 

  • Bewerbungsunterlagen ansonsten: Bei Auflösung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

 

  1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen. Wir können Ihre Bewerbung dann allerdings nicht weiter berücksichtigen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

VI. Empfängerkategorien

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke brauchen. Daneben bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher Dienstleister und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an weitere vertrauenswürdige Empfänger. Diese können z.B. sein:

  • Betriebsrat;
  • Datenschutzbeauftragter;
  • Schwerbehindertenvertretung;
  • Gleichstellungsbeauftragter;
  • Arbeitsagentur;
  • Integrationsamt im Falle einer Schwerbehinderung;
  • Druckereien;
  • Lettershops;
  • Scan-Service;
  • Bankinstitute;
  • IT-Dienstleister;
  • Kooperationspartner;
  • Rechtsanwälte, Steuerberater und Gerichte.

VII. Drittlandübermittlung

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an vertrauenswürdige Dienstleister in Drittländern übermitteln. Drittländer sind Länder, die außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) liegen.

 

Dabei arbeiten wir nur mit solchen Dienstleistern zusammen, die uns geeignete Garantien für die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten geben und garantieren können, dass Ihre personenbezogenen Daten nach den strengen europäischen Datenschutzstandards verarbeitet werden. Eine Kopie dieser geeigneten Garantien kann bei uns vor Ort eingesehen werden.

 

Wenn wir personenbezogene Daten in Drittländer übermitteln, erfolgt dies auf der Grundlage eines sogenannten Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, oder, wenn ein solcher Beschluss nicht vorliegt, auf der Grundlage von sogenannten Standarddatenschutzklauseln, die ebenfalls von der Europäischen Kommission erlassen wurden.

VIII. Ihre Rechte

Folgende Rechte stehen Ihnen uns gegenüber zu:

 

  1. Recht auf Auskunft

 

Sie haben ein Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen durch uns verarbeitet werden. In diesem Fall informieren wir Sie zusätzlich über

 

  1.            den Verarbeitungszweck;
  2.            die Datenkategorien;
  3.            die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten;
  4.            die geplante Speicherdauer bzw. die Kriterien für die geplante Speicherdauer;
  5.            Ihre weiteren Rechte;
  6.            sofern nicht Sie uns Ihre personenbezogenen Daten mitgeteilt haben: Alle verfügbaren Informationen über deren Herkunft;
  7.            sofern vorhanden: das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung sowie Informationen über die involvierte Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen der Verarbeitung.

 

  1. Recht auf Berichtigung

 

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind.

 

  1. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

 

Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern

 

  1.            wir die Richtigkeit Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten überprüfen;
  2.            die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
  3.            Sie Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Zweckwegfall zur Rechtsverfolgung benötigen;
  4.            Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingelegt haben und wir diesen Widerspruch prüfen.

 

  1. Recht auf Löschung

 

Sie haben ein Recht auf Löschung, sofern

 

  1.            wir Ihre personenbezogenen Daten für ihren ursprünglichen Verwendungszweck nicht mehr benötigen;
  2.            Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gibt;
  3.            Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen und – sofern es sich nicht um Direktmarketing handelt – keine vorrangigen Gründe für die Weiterverarbeitung vorliegen;
  4.            die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
  5.            die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzlich gefordert ist;
  6.            Ihre personenbezogenen Daten als Minderjähriger für Dienste der Informationsgesellschaft erhoben wurden.

 

  1. Recht auf Unterrichtung

 

Sofern Sie Ihr Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht haben, werden wir allen Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten, diese Berichtigung, Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitteilen.

 

  1. Recht auf Datenübertragbarkeit

 

Sie haben ein Recht Ihre von uns auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragsdurchführung verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch machbar ist, haben Sie das Recht, dass wir diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

 

  1. Widerspruchsrecht

 

Sie haben im Fall von besonderen Gründen ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

 

Im Fall einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Direktmarketings haben Sie jederzeit ein Recht auf Widerspruch.

 

  1. Recht auf Widerruf

 

Sie haben das Recht, eine uns gegenüber erklärte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit von vorangegangenen Verarbeitungen auf Grundlage der Einwilligung nicht berührt.

 

  1. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

 

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die EU-DSGVO verstößt.

 

Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:

 

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 18

91522 Ansbach

 

Tel.: +49 (0) 981 180093-0

Fax: +49 (0) 981 180093-800

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de