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Die fliegenden akten

Von München

28.01.2021

… oder: wie wichtig sichere Archivierung und Digitalisierung sind.

Es war ein Schmunzler. Und ein Fest für die Presse. Vor allem aber machte es deutlich, wie unsicher und aus der Zeit gefallen die papierene Flut aus Akten und Dokumenten ist. Hier war es wahrscheinlich ein ungesicherter Akten-Transport, eine ruckartige Beschleunigung, dazu ein bisschen Wind und schon kreuzten wichtige Gerichtsunterlagen zu hunderten die gefühlte Ewigkeit chaotisch über eine City-Kreuzung. Mit Zugriff für: Jedermann.

Man stelle sich vor: Urteilsvorbereitungen, anwaltliche Stellungnahmen, Klage-Anträge oder gerichtlich zu klärende familiäre Streitfragen … alles für alle einsehbar, die es nichts angeht und noch schlimmer für die, die es angeht: ungefiltert in der Öffentlichkeit.

Zum Glück wurde das gerade noch mal durch beherzten Polizei-Einsatz und eine mehrstündige Kreuzungssperrung verhindert. Zettel fangen statt Zettel schreiben. Gut gemacht.

Trotzdem höchste Zeit, endlich über die „elektronische Akte“ nachzudenken.

Professionelle Datenverarbeitung macht einfach sicherer

Denn der Fall zeigt plakativ, wie wichtig konsequenter und richtiger Datenschutz gerade für analoge Akten ist, vor allem aber, wie sicher und vorteilhaft deren durchgehende Digitalisierung und Archivierung wäre. Schon, weil nichts mehr verloren gehen kann. Und alles effektiv vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Selbst ein sehr heftiger Hacker-Sturm hätte da keine Chance, dran zu kommen.

Was selbstverständlich nicht nur für Gerichtsakten, sondern genauso für die von Unternehmen, Versicherungen, Kanzleien, Krankenkassen, kleine wie große Banken, Autohäuser…man kann es endlos fortsetzen…gilt. Für alle Dokumente, Unterlagen, Verträge und Pläne eben, die von Interesse für Dritte sein können, die daraus Nutzen ziehen wollen – und immer viel Schaden anrichten.

Dem lässt sich, aber schnell ein Riegel vorschieben.

Bei documentus bayern fängt das schon beim gesicherten Transport von Akten und Dokumenten an – alles passiert in Sicherheitsbehältern. Dann sorgen wir für eine systematische Archivierung (analog oder/ und digital), für die sichere Digitalisierung der Unterlagen ganzer Büros und Betriebe (auf einen Klick immer alles finden, was man sucht!). Zusätzlich räumen wir – natürlich immer unter Berücksichtigung aller Aufbewah-rungsfristen – mit unserer restlosen Aktenvernichtung auch noch alles das weg, was überflüssig geworden, aber noch sensibel ist. Nicht zu vergessen: die absolut rest- und spurfreie Datenlöschung von jeder Hardware mit unserer ganz speziellen Lösch-Software.

documentus Bayern bietet Ihnen alles, was Daten-Fremdinteressenten die Tränen in die Augen treibt – und die Münchner Polizei sicher genauso freut wie unsere Kunden. Umso mehr, weil es dabei immer 100 % rechtssicher und unter Berücksichtigung aller Richtlinien der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zugeht.

Unsere Datenschutz-Spezialisten freuen sich schon, auch Sie beraten zu dürfen.

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